Hjemmekontor svekker lederes beslutningsgrunnlag
Ny forskning viser at fysisk avstand mellom ledere og ansatte kan svekke kvaliteten på beslutninger i offentlig sektor. Ledere har større behov for fysisk nærhet enn sine medarbeidere – og det kan få konsekvenser for organisasjonens effektivitet.
Denne artikkelen er skrevet av CoPilot men kontrollert av meg (Elin)
Under koronapandemien ble hjemmekontor en nødvendighet. I løpet av noen uker ble digitale plattformer som Zoom og Teams en del av arbeidshverdagen for tusenvis av ansatte og ledere. Mange opplevde økt fleksibilitet og bedre balanse mellom jobb og privatliv. Men hva skjer med kvaliteten på beslutningene når ledere sitter fysisk langt unna sine ansatte?
En forskningsartikkel publisert i Stat & Styring av professorene Morten Egeberg og Dag Ingvar Jacobsen gir et tankevekkende svar: Hjemmekontor svekker tilgangen på jobbrelevant informasjon – særlig for ledere. Og det kan gå ut over beslutningskvaliteten.
Informasjon som råvare
Studien tar utgangspunkt i norsk sentralforvaltning, der informasjon er selve råvaren i produksjonen av beslutninger. Når fysisk nærhet mellom kolleger brytes, forsvinner også mange av de uformelle møtene – de spontane samtalene ved kaffemaskinen, i korridoren eller ved printeren. Digitale møter er planlagte, og erstatter ikke den uformelle interaksjonen som fysisk samlokalisering gir.
Internasjonal forskning har lenge vist at fysisk nærhet fremmer kommunikasjon og informasjonsflyt. Egeberg og Jacobsen viser at dette fortsatt gjelder, til tross for fremskritt innen digital kommunikasjon. I deres panelundersøkelse fra 2022 svarte over halvparten av de ansatte i sentralforvaltningen at hjemmekontor har svekket deres tilgang på jobbrelevant informasjon.
Ledere rammes hardest
Det mest oppsiktsvekkende funnet i studien er at ledere opplever større informasjonstap enn sine underordnede. Jo høyere stillingsnivå, desto mer svekket blir informasjonsgrunnlaget. Blant ekspedisjonssjefer svarte hele 69 prosent at hjemmekontor har svekket deres tilgang på relevant informasjon. Til sammenligning var andelen blant konsulenter 53 prosent.
Dette tyder på at ledere har større behov for bred og uformell informasjonsflyt enn medarbeidere. Mens ansatte ofte jobber med mer standardiserte og rutinepregede oppgaver, har ledere ansvar for samordning, strategisk planlegging og beslutningstaking – oppgaver som krever innsikt fra mange kilder og ofte uformelle signaler.
Departementene mest utsatt
Studien viser også at ansatte i departementene opplever større informasjonstap enn kolleger i direktorater. 65 prosent av departementsansatte rapporterte om svekket tilgang, mot 52 prosent i direktorater. Dette kan skyldes at departementene opererer i en mer omskiftelig og politisk preget virkelighet, med mindre forutsigbare arbeidsoppgaver.
Selv om forskjellen ikke er dramatisk, er den statistisk signifikant. Forskerne kontrollerte for alder, ansiennitet og arbeidsoppgaver, og fant at effekten av hjemmekontor på informasjonstilgang er tydeligst blant dem som jobber med utredning og samordning – typiske lederoppgaver.
Beslutningskvalitet under press
Når informasjonstilgangen svekkes, svekkes også beslutningsgrunnlaget. I en organisasjon der beslutninger er sluttproduktet, kan dette få alvorlige konsekvenser. Egeberg og Jacobsen konkluderer med at hjemmekontor kan påvirke kvaliteten på offentlige beslutninger – et perspektiv som ofte overses i debatten om fjernarbeid.
Tidligere forskning har fokusert på trivsel, produktivitet og balanse mellom jobb og fritid. Men denne studien viser at det også finnes organisatoriske hensyn som bør veie tungt når man vurderer hjemmekontor som arbeidsform.
HR-implikasjoner
For HR-avdelinger og ledere med ansvar for organisasjonsdesign, gir studien viktige innspill. Fysisk samlokalisering fremstår fortsatt som et virkemiddel for å styrke informasjonsflyt og beslutningsatferd – selv i digitaliseringens tidsalder.
Det betyr ikke nødvendigvis at hjemmekontor bør avskaffes. Men det gir grunn til å tenke mer strategisk rundt hvilke roller og oppgaver som egner seg for fjernarbeid. Ledere og ansatte med komplekse, ikke-rutiniserte oppgaver kan ha større behov for fysisk tilstedeværelse enn andre.
Studien peker også på andre virkemidler for å styrke beslutningsgrunnlaget, som organisasjonsstruktur og personalsammensetning. Men fysisk nærhet – og muligheten for uformell interaksjon – bør ikke undervurderes.
En ny balanse?
Pandemien har endret arbeidslivet for godt. Hjemmekontor er kommet for å bli, i hvert fall delvis. Men Egeberg og Jacobsens forskning minner oss om at fysisk nærhet fortsatt har verdi – særlig for ledere. Kanskje er tiden inne for å finne en ny balanse mellom fleksibilitet og samhandling?
For HR-profesjonelle handler det nå om å designe arbeidsformer som ivaretar både medarbeidernes behov og organisasjonens evne til å ta gode beslutninger. Det krever innsikt, nytenkning – og kanskje litt mer fysisk tilstedeværelse.